未来农业研究院会议室管理办法

第一章总则

第一条 为规范研究院会议室使用管理，合理统筹会议室资源，提高使用效率，营造有序、高效的办公及学术交流环境，保障各项工作顺利开展，结合研究院实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于研究院全体员工、受邀嘉宾及所有使用研究院会议室的人员，涵盖研究院所有公用会议室（包括小型会议室903、小型会议室903B、小型会议室1003、小型会议室1003B和大会议室1010）。

第三条会议室管理遵循“预约优先、合理分配、规范使用、及时清理”的原则，优先保障科研、学术交流、重要会议及公务活动使用，杜绝资源浪费。

第二章预约管理

第四条 研究院会议室仅对研究院内部成员开放，会议室使用实行“提前预约、线上登记”制度，所有人员使用会议室前，须至少提前1小时通过企业微信会议室预约模块进行预约，未预约不得擅自使用。

第五条 预约流程：员工登录企业微信，进入工作台，下滑至底部选择“更多”，点击“会议室”，选择会议室、预约日期、使用时间段、会议主题（填写在描述栏中），提交预约申请。

第六条 预约注意事项：

- 每人每次预约时间段须与实际会议时长一致，不得恶意占用、超额预约；

- 预约成功后，若无法按时使用，须尽快在企业微信预约模块取消预约，避免资源浪费。原则上应至少提前30分钟取消，会议开始后20分钟未到场且未取消或联系管理员说明情况的，视为无故缺席。取消流程：登录企业微信，进入工作台，下滑至底部选择“更多”，点击“会议室”，选择右上角“我的预定”选项，继续点击“···”选项，取消预订。

第三章使用规范

第七条 会议室仅限用于研究院工作相关事宜，包括科研研讨、学术交流、会议汇报、公务接待、培训学习等，严禁用于私人聚会、娱乐活动等非工作用途，严禁长时间占用会议室处理非工作事务。

第八条 使用会议室时，须遵守以下规定：

- 参会人员须按时到场，自觉维护会议室秩序，保持安静，不得在会议室大声喧哗、打闹，避免影响其他区域办公；

- 会议如需延长，须提前10分钟在企业微信上查询后续时段是否空闲，并重新提交预约；若后续已有预约，应准时结束或协调换至其他会议室；

- 爱护会议室公共设施，包括桌椅、投影、音响、空调等，不得随意挪用、拆卸、损坏、涂鸦，使用完毕后及时关闭设备电源、灯光、空调，整理好桌椅；

- 保持会议室整洁卫生，不得在会议室内吸烟、乱扔垃圾、食用有强烈气味或易洒漏的食物，会议产生的文件、杂物须自行带走，不得遗留现场；

- 使用投影、音响等设备前，须提前检查设备状态，若发现故障，及时联系行政人员处理，不得擅自拆卸维修。

第九条 会议室使用优先级：重要公务会议、学术交流会议、科研项目研讨会议优先于普通工作会议；多人大型会议优先于少数人小型研讨；紧急会议优先于常规会议。若出现预约冲突，由管理员协调安排，相关人员请积极配合。

第四章责任与监督

第十条 行政部门负责会议室日常管理、预约监督、秩序维护及设施定期检查等，保障正常使用。

第十一条 使用者违反本办法规定，出现以下情况的，将视情节轻重进行提醒，造成设施损坏或资源严重浪费的，承担相应赔偿责任：

- 未预约擅自使用会议室，或预约后无故缺席、未按时取消预约；

- 将会议室用于非工作事宜，或长时间占用会议室处理非工作事务；

- 损坏会议室公共设施、污染会议室环境，未及时清理遗留物品；

- 在会议室大声喧哗、吸烟、违规使用设备，影响正常办公秩序；

- 恶意预约、超额预约，占用会议室资源。

第五章附则

第十二条 本办法由研究院行政团队负责解释与修订。

第十三条 本办法自发布之日起施行。

深圳理工大学未来农业研究院

                                                                                                                                                                                                                         2026年5月11日